Công ty CP Tập đoàn Thiên Long có ban hành quy định về chế độ công tác phí, cụ thể như sau:
- Phụ cấp xăng xe: Nhân viên công tác trong khu vực TP. HCM, sử dụng xe cá nhân sẽ được tính phụ cấp căn cứ theo chiều dài đoạn đường. Tuy nhiên, có những nhân viên thường xuyên đi công tác, Công ty sẽ không tính phụ cấp theo chiều dài đoạn đường trên từng lần công tác mà sẽ khoán cho nhân viên một số tiền cố định hàng tháng.
- Phụ cấp sinh hoạt phí khi đi công tác tỉnh, nước ngoài gồm: Chi phí vé tàu, xe, máy bay, khách sạn, taxi có hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Ngoài ra, căn cứ theo vị trí công việc và số ngày đi công tác, Công ty sẽ khoán cho nhân viên một khoản tiền cố định theo mỗi chuyến công tác để hỗ trợ chi phí ăn uống.
- Phụ cấp sinh hoạt phí đối với nhân viên kinh doanh ngoài thị trường nước ngoài: Khoản phụ cấp này nhằm hỗ trợ xăng xe đi lại, lưu trú, sinh hoạt, chi phí tiếp khách trong suốt thời gian làm việc. Mức phụ cấp tùy thuộc vào vị trí công việc, khu vực làm việc, Công ty sẽ khoán cho nhân viên một khoản cố định trong suốt thời gian làm việc ngoài thị trường.
- Phụ cấp điện thoại: Một số nhân viên do nhu cầu công việc cần phải sử dụng điện thoại nên được Công ty chi trả một khoản tiền cố định trong tháng. Mức phụ cấp căn cứ theo vị trí và nhu cầu công việc, Công ty sẽ khoán cho nhân viên một khoản tiền cố định hàng tháng.
Các mức phụ cấp liệt kê trên đều được thể hiện cụ thể trong quy định nội bộ về chế độ công tác phí của Công ty. Số tiền phụ cấp cho mỗi cá nhân được tính và chi trả cùng với lương hàng tháng (Công ty không yêu cầu nhân viên phải cung cấp hóa đơn, chứng từ). Các khoản phụ cấp này cũng được hạch toán vào chi phí hoạt động của Công ty.
Theo Công ty hiểu, các khoản phụ cấp ở nêu trên nằm trong mức khoán chi cho người lao động với một khoản cố định và được thực hiện phù hợp chế độ công tác phí được ban hành nội bộ (không có hóa đơn, chứng từ kèm theo).
Như vậy, căn cứ vào tiết 2.9, Khoản 2, Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC được sửa đổi bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 và tiết đ.4.2, Điểm đ, Khoản 2 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013, các khoản phụ cấp này được xem là:
- Chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
- Thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.
Công ty CP Tập đoàn Thiên Long hỏi, Công ty hiểu và áp dụng như vậy có đúng không? Nếu không thì đề nghị cơ quan chức năng hướng dẫn.
Về vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:
Tại tiết đ.4, Điểm 2, Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC hướng dẫn về các khoản thu nhập không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN bao gồm:
“đ.4) Phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục,... cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước. Mức khoán chi không tính vào thu nhập chịu thuế đối với một số trường hợp như sau:…
đ.4.2) Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, các văn phòng đại diện: mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp...”.
Tại tiết 2.6, Điểm 2, Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 hướng dẫn về các khoản chi không được tính vào chi phí của doanh nghiệp bao gồm:
“2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.
Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp...”.
Căn cứ Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 sửa đổi, bổ sung tiết 2.6, Điểm 2, Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về các khoản chi không được tính vào chi phí của doanh nghiệp bao gồm:
“2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:
a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
b) Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty…”.
Căn cứ các hướng dẫn nêu trên thì chính sách thuế đối với trường hợp Công ty CP Tập đoàn Thiên Long như sau:
Về khoản tiền công tác phí: Trường hợp các khoản thanh toán tiền công tác phí của các cá nhân đi công tác theo đúng quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của Công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành thì các khoản thanh toán tiền công tác phí này là khoản thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.
Về khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân: Trường hợp khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân nếu được ghi cụ thề điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thường do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp thì khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân là thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.
Trường hợp đơn vị chi tiền công tác phí, tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
