Kính gửi: Công ty TNHH Hattori và cộng sự
(Địa chỉ: Số 32, phố Phó Đức Chính (số 30C ngõ Trúc Lạc), phường Trúc Bạch, quận Ba Đình, TP Hà Nội - MST: 0106560121)

    1. Ký hiệu hóa đơn điện tử

Kí hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 06 ký tự gồm cả chữ viết, chữ số, thể hiện các thông tin về loại hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn điện tử, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Cụ thể:
1) Ký tự đầu tiên: Là dạng chữ cái C hoặc K:

C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

2) 2 ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử.

3) Một ký tự tiếp sau năm lập hóa đơn là 1 chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, H hoặc G thể hiện loại hóa đơn điện tử:

T: Hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
D: Hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do doanh nghiệp đăng ký sử dụng.
L: Áp dụng với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
M: Áp dụng với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
N: Áp dụng với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy bán hàng tự động.
H: Áp dụng với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy in hóa đơn.
G: Áp dụng với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy in vé.

4) Hai ký tự cuối do người bán tự quy định để quản lý. Người bán có thể dùng để phân biệt các mẫu hóa đơn của một loại hóa đơn. Nếu không sử dụng, người bán ghi mặc định là YY. 

Bước 1. Kiểm tra điều kiện trước khi thay đổi chữ ký số

    Thứ nhất. Có USB Token vẫn còn gia hạn
USB Token (USB chữ ký số) là thiết bị dạng USB được cung cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số, loại USB này mang thông tin đã được mã hóa của doanh nghiệp dùng để ký chữ ký điện tử.

USB Token thường dùng cho việc ký các văn bản điện tử, đặc biệt là hóa đơn điện tử.

    Thứ hai. Cài Plugin ký số (của Tổng cục Thuế)

Cách cài đặt: bạn vào thuedientu.gdt.gov.vn, bấm vào “Doanh nghiệp”, chọn “Đăng ký”. Đến đây hệ thống yêu cầu bạn tải công cụ bắt buộc để bắt đầu sử dụng dịch vụ Thuế điện tử.

Bạn chọn “Người nộp thuế thực hiện tải bộ cài eSigner” – bấm “tại đây” để tải về và bắt đầu giải nén. Sau khi giải nén Plugin Ký số sẽ tự động tích hợp với thiết bị máy tính của bạn.

    Thứ ba. Đã có tài khoản Thuế điện tử

• Nếu bạn chưa có, hãy tạo tài khoản lần đầu. Đăng ký thuế điện tử lần đầu cần thực hiện đúng theo các bước sau:

1. Tra cứu mã số thuế theo chứng minh thư/ CCCD

2.  Đăng ký tài khoản thuế điện tử

3. Bạn có thể đăng ký tài khoản thuế điện tử trên hai trang web sau:

                Thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn/
                Dịch vụ công: https://dichvucong.gov.vn/

Bước 2. Tiến hành đăng nhập

Truy cập vào trang Thuế điện tử Quốc gia. Trên giao diện trang chủ, bấm vào “Doanh nghiệp”, tiếp đó bấm “Đăng nhập”, và tiến hành nhập thông tin tài khoản.Đăng nhập trang Thuế điện tử quốc giaChú ý, bạn phải đăng nhập bằng tài khoản quản lý với dạng MST-QL (Thêm đuôi -ql sau khi nhập Mã số thuế) mới có thể thay đổi được thông tin tài khoản.

Bước 3. Thay đổi chữ ký số

• Sau khi đăng nhập thành công, trên thanh công cụ, bạn chọn “Quản lý tài khoản” rồi chọn “Thay đổi thông tin dịch vụ”

• Khi này, kéo xuống bạn sẽ thấy có hai mục: mục “Dịch vụ – Nộp thuế điện tử”, và mục “Dịch vụ – Khai thuế điện tử”. Ở đây, bạn cần để ý mục “Dịch vụ – Nộp thuế điện tử”. Bạn chọn click vào ô “Thay đổi thông tin dịch vụ”

• Lúc này, ở mục “Hỗ trợ” bạn click “Thay đổi CKS”, rồi bấm “Tiếp tục”

• Bây giờ, màn hình sẽ hiển thị Xác thực “Tờ khai Đăng ký thay đổi, bổ sung thông tin giao dịch thuế điện tử”

• Bạn kiểm tra lại thông tin mà hệ thống mới cập nhật trong tờ khai. Sau đó kéo xuống cuối bấm “Ký và gửi”

• Nhập mã PIN của USB Token (mã PIN của chữ ký số vào)

• Lúc này, hệ thống sẽ báo “Thay đổi tài khoản thành công”

• Xong

3. Cách xử lý chữ ký số hết hạn sử dụng 

Khi kiểm tra thời hạn sử dụng của chữ ký số, phát hiện chữ ký số đã hết hạn sử dụng thì cá nhân, doanh nghiệp bắt buộc phải xử lý chữ ký số đã hết hạn để có thể tiếp tục thực hiện giao dịch điện tử. Có hai cách xử lý là gia hạn chữ ký số và xóa chữ ký số đã hết hạn.

    3.1 Xóa chữ ký số đã hết hạn

Trường hợp xóa chữ ký số thường áp dụng khi cá nhân, doanh nghiệp muốn chuyển sang sử dụng chữ ký số của một nhà cung cấp khác. Các bước để xóa chữ ký số hết hạn như sau:

Bước 1: Truy cập vào ứng dụng chữ ký số mà cá nhân/doanh nghiệp đang sử dụng và thực hiện “Đăng nhập” tài khoản.
Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công tại mục “Quản lý tài khoản chữ ký số” người dùng nhấn chọn “Thông tin tài khoản” để nắm được những thông tin về tài khoản chữ ký số mà doanh nghiệp đã đăng ký.
Bước 3: Người dùng nhấn chọn “Chỉnh sửa” sau đó chọn mục “Chứng thư số mới” để xóa chữ ký số hết hạn.
Bước 4: Người dùng cập nhật chứng thư số mới trên USB token/ứng dụng chữ ký số để nghĩa vụ nộp thuế trên phần mềm kê khai không bị gián đoạn.

Lưu ý: Trường hợp thay đổi nhà cung cấp chữ ký số mới người sử dụng cài đặt ứng dụng phần mềm chữ ký số của nhà cung cấp mới. Cắm USB Token chữ ký số vào máy tính và cập nhật thông tin quản lý mới.

    3.2 Gia hạn chữ ký số

Gia hạn chữ ký số áp dụng trong trường hợp cá nhân, doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng chữ ký số của nhà cung cấp cũ. Các bước gia hạn chữ ký số như sau:

Bước 1: Truy cập vào ứng dụng chữ ký số của nhà cung cấp
Bước 2: Đăng nhập tài khoản
Bước 3: Lựa chọn mục “Gia hạn chữ ký số”, tiếp theo chọn thời gian gia hạn theo mong muốn của người dùng.
Bước 4: Thanh toán và hoàn tất việc gia hạn.